"Wszystko da się zrobić" - enova365 w agencji pracy tymczasowej
Po wdrożeniu systemu enova365 w agencji pracy tymczasowej KS SERVICE udało się osiągnąć zamierzone cele stawiane firmie wdrożeniowej i spełnić oczekiwania organizacji co do projektu wdrożeniowego. Zapytaliśmy Pana Marcina Szyszkę jedną z kluczowych osób w zarządzie KS Service o projekt wdrożenia jaki przeprowadziliśmy.
KOMAKO: Panie Marcinie, proszę w kilku słowach opisać co uważa Pan za szczególnie cenne dla Spółki KS SERVICE co wniosło wdrożenie enova365?
Marcin Szyszka*: Finalnym efektem wdrożenia jest system, dzięki któremu przyspieszony został comiesięczny proces rozliczeń kontrahentów, korzystających z usług naszej agencji pracy tymczasowej. Przed wdrożeniem enova365 rozliczenie zajmowało nam nawet 2 tygodnie, a obecnie ten czas udało się skrócić do 2 dni. Wcześniej w cykliczne rozliczenie zaangażowane były dwie osoby, a obecnie jest to praca którą wykonuje bez takiego napięcia jedna osoba.
Drugim kluczowym efektem wdrożenia enova było znaczne przyspieszenie wymiany informacji między cetralą a oddziałami w procesach kadrowych. Wyeliminowaliśmy ryzyko przekroczenia obligatoryjnych terminów do rejestracji pracowników w ZUS. Ograniczyliśmy ilość dokumentów papierowych w dokumentacji kadrowej do niezbędnego minimum w obiegu między oddziałami a centralą naszej agencji zatrudnienia.
KOMAKO: Jak wcześniej był wykorzystywany system enova – przed projektem wdrożeniem KOMAKO? Pracowaliście z enova już od kilku lat.
Marcin Szyszka: Tak, rzeczywiście. Od kilku lat wykorzystywaliśmy enova po prostu jako program do rachuby płac i ewidencji kadrowej, czyli z wykorzystaniem jego podstawowej funkcjonalności.
Wykonywaliśmy tylko naliczenia płac oraz księgowania lokalnie w siedzibie spółki. Pracownicy do ewidencji kadrowej byli wprowadzani tylko przez dział kadr w głównej siedzibie.
Spółka KS SERVICE w ostatnich latach dynamicznie się rozwinęła, obecnie jesteśmy większą agencją pracy tymczasowej z oddziałami w sześciu miastach Polski, ale również w Niemczech, Belgii i na Ukrainie.
To zmieniło naszą organizację. Przed wdrożeniem nasze oddziały z dużymi utrudnieniami prowadziły pewne przygotowawcze i pomocnicze prace związane z obsługą kadr, jednak brak zintegrowanego systemu i praca z wykorzystaniem innych programów pomocniczych powodowała powielanie pracy i przesyłanie wielu dokumentów do centarli KS SERVICE. To powodowało stres i opóźnienia.
Marcin Szyszka: Tak, rzeczywiście. Od kilku lat wykorzystywaliśmy enova po prostu jako program do rachuby płac i ewidencji kadrowej, czyli z wykorzystaniem jego podstawowej funkcjonalności.
Wykonywaliśmy tylko naliczenia płac oraz księgowania lokalnie w siedzibie spółki. Pracownicy do ewidencji kadrowej byli wprowadzani tylko przez dział kadr w głównej siedzibie.
Spółka KS SERVICE w ostatnich latach dynamicznie się rozwinęła, obecnie jesteśmy większą agencją pracy tymczasowej z oddziałami w sześciu miastach Polski, ale również w Niemczech, Belgii i na Ukrainie.
To zmieniło naszą organizację. Przed wdrożeniem nasze oddziały z dużymi utrudnieniami prowadziły pewne przygotowawcze i pomocnicze prace związane z obsługą kadr, jednak brak zintegrowanego systemu i praca z wykorzystaniem innych programów pomocniczych powodowała powielanie pracy i przesyłanie wielu dokumentów do centarli KS SERVICE. To powodowało stres i opóźnienia.
Teraz dzięki scentralizowanemu rozwiązaniu wdrożonemu przez KOMAKO wszystkie nasze oddziały pracują na zintegrowanym systemie enova365. Obecnie procesy kadrowe objęte zostały w jednym systemie. Wyeliminowaliśmy drobne aplikacje i dane w miejscu ich powstawania są wprowadzane jednokrotnie. Cieszę się, że to również zwiększa nasz potencjał jako agencji zatrudnienia. Jesteśmy gotowi na nowe wyzwania!
KOMAKO: Dlaczego zdecydował się Pan na korzystanie z chmury KOMAKO.asp dla enova365? Mieliście już wcześniej własny dział IT.
Marcin Szyszka: Tak, rzeczywiście – to wygoda i oszczędności. Nasz dział IT zajmuje się innymi zagadnieniami potrzebnymi w firmie. Wybór chmury KOMAKO.asp był dla nas wygodnym krokiem i spowodował wyraźne oszczędności. Istotne było, że dzięki ofercie KOMAKO nie musielismy inwestować w hardware ani martwić się czy to co kupimy będzie odpowiednie za rok, czy jeszcze później. Praca z chmurą KOMAKO.asp to również powierzenie zagadnień dot. ochrony danych, bezpieczeństwa i innych aspektów platformy serwerowej w ręce fachowców znających się na rzeczy, którzy pracuja dla wielu innych organizacji i mają doświadczenie hostera aplikacji enova365.
KOMAKO: Dlaczego poleciłby Pan naszą firmę - KOMAKO oraz system enova365 Kadry-Płace do Agencji Pracy Tymczasowej?
Marcin Szyszka: Wymieniłbym trzy powody: pierwszy to profesjonalny personel wdrożeniowy; drugi - dobra opieka posprzedażowa; a trzeci to nieograniczone możliwości :) Słyszeliśmy, że „wszystko da się zrobić”, teraz wiemy że faktycznie tak to wygląda.
Podsumowując, dzięki wdrożeniu enova365 na platformie KOMAKO.asp mamy rozwiązanie do pracy rozproszonej naszej agencji zatrudnienia. Zintegrowany system skonsolidował procesy w naszej organizacji. System wspiera projekty zagraniczne i polskie KS SERVICE. Dzięki integracji i dostępności systemu enova365 z dowolnego miejsca w łatwy i tani sposób możemy dopełnić obowiązków stawianym agencjom zatrudnienia (obligatoryjne terminy ZUS oraz wymagania podobnych instytucji zagranicznych).
KOMAKO: Dlaczego zdecydował się Pan na korzystanie z chmury KOMAKO.asp dla enova365? Mieliście już wcześniej własny dział IT.
Marcin Szyszka: Tak, rzeczywiście – to wygoda i oszczędności. Nasz dział IT zajmuje się innymi zagadnieniami potrzebnymi w firmie. Wybór chmury KOMAKO.asp był dla nas wygodnym krokiem i spowodował wyraźne oszczędności. Istotne było, że dzięki ofercie KOMAKO nie musielismy inwestować w hardware ani martwić się czy to co kupimy będzie odpowiednie za rok, czy jeszcze później. Praca z chmurą KOMAKO.asp to również powierzenie zagadnień dot. ochrony danych, bezpieczeństwa i innych aspektów platformy serwerowej w ręce fachowców znających się na rzeczy, którzy pracuja dla wielu innych organizacji i mają doświadczenie hostera aplikacji enova365.
KOMAKO: Dlaczego poleciłby Pan naszą firmę - KOMAKO oraz system enova365 Kadry-Płace do Agencji Pracy Tymczasowej?
Marcin Szyszka: Wymieniłbym trzy powody: pierwszy to profesjonalny personel wdrożeniowy; drugi - dobra opieka posprzedażowa; a trzeci to nieograniczone możliwości :) Słyszeliśmy, że „wszystko da się zrobić”, teraz wiemy że faktycznie tak to wygląda.
Podsumowując, dzięki wdrożeniu enova365 na platformie KOMAKO.asp mamy rozwiązanie do pracy rozproszonej naszej agencji zatrudnienia. Zintegrowany system skonsolidował procesy w naszej organizacji. System wspiera projekty zagraniczne i polskie KS SERVICE. Dzięki integracji i dostępności systemu enova365 z dowolnego miejsca w łatwy i tani sposób możemy dopełnić obowiązków stawianym agencjom zatrudnienia (obligatoryjne terminy ZUS oraz wymagania podobnych instytucji zagranicznych).
KOMAKO: Dziękuje za rozmowę.
*Pan Marcin Szyszka – Członek Zarządu KS SERVICE Sp. z o.o.
CHARAKTERYSTYKA FIRMY
KS SERVICE jest dynamicznie rozwijającą się Agencją Zatrudnienia. Od 2006 roku rekrutuje pracowników z różnych branż oraz skutecznie znajduje pracę kandydatom. Agencja ma swoje oddziały w całej Polsce, a centrala znajduje się w Szczecinie. Agencja specjalizuje się w dostarczaniu pracowników tymczasowych na stanowiska produkcyjne, magazynowe i przeładunkowe, a także związane z bezpośrednią lub telefoniczną obsługą klienta. KS SERVICE świadczy usługi dla branż: produkcyjnej, logistycznej, spożywczej, metalowej, przeładunkowej, budowlanej, obsługi klienta i innych.
CEL WDROŻENIA
Podstawowym celem było stworzenie narzędzia odciążającego dział kadr i płac i delegowanie zadań w zintegrowanym systemie do szerszej grupy pracowników KS SERVICE, gdzie wprowadzane są dane kadrowe. Celem drugim o wysokim priorytecie było aby pozyskać rozwiązanie, które usprawni proces przygotowywania rozliczeń dla kontrahentów KS SERVICE (Pracodawców Użytkowników) w oparciu o naliczone listy płac oraz indywidualnie ustalone warunki rozliczeń z kontrahentami.
Podstawowym celem było stworzenie narzędzia odciążającego dział kadr i płac i delegowanie zadań w zintegrowanym systemie do szerszej grupy pracowników KS SERVICE, gdzie wprowadzane są dane kadrowe. Celem drugim o wysokim priorytecie było aby pozyskać rozwiązanie, które usprawni proces przygotowywania rozliczeń dla kontrahentów KS SERVICE (Pracodawców Użytkowników) w oparciu o naliczone listy płac oraz indywidualnie ustalone warunki rozliczeń z kontrahentami.