Windows SharePoint Services jako narzędzie usprawniające procesy komunikacyjne w każdej firmie
Data publikacji: 2010-01-21/ Autor: Aleksandra Wrona / Źródło:Dział Wdrożeń
Mówimy wprost: jeśli w twojej firmie panuje chaos komunikacyjny, brak jest aktualnej wiedzy o sytuacji w oddziałach firmy, dokumenty i inne dane znajdują się w wielu miejscach i wersjach, a pracownicy wymieniają między sobą nieskończoną ilość maili, mamy dla Ciebie rozwiązanie!
Windows SharePoint Services umożliwia stworzenie internetowej witryny stanowiącej narzędzie do współpracy, komunikacji i przepływu informacji wewnątrz firmy. Jako wspólne miejsce pracy całego przedsiębiorstwa wprowadza nowy standard zarządzania wiedzą w organizacji. Nadaje się do zastosowania we wszystkich typach organizacji, zarówno dużych o rozbudowanych strukturach organizacyjnych jak i mniejszych, które także borykają się z problemami komunikacyjnymi. Narzędzie to może okazać się wręcz niezbędne w firmach rozproszonych geograficznie, gdzie konsekwencją braku wymiany informacji jest obniżenie poziomu efektywności zarządzania przedsiębiorstwem.
Zastosowanie Windows SharePoint Services
Podstawowym celem zastosowania witryny SharePoint jest stworzenie w firmie centralnego miejsca, w którym są gromadzone i udostępniane wszystkie dane pojawiające się w firmie. Dla pracowników stanowi ono platformę do wymiany informacji i wspólnej pracy nad projektami i bieżącymi zadaniami, a dla kierownictwa źródło wiedzy o bieżącej sytuacji, realizowanych zadaniach i pojawiających się problemach oraz narzędzie wspomagające podejmowanie decyzji.
Dzięki witrynie możliwa jest współpraca zespołów w ramach działów, projektów lub zadań. Obszar roboczy zespołu, w którym członkowie mogą wspólnie pracować nad projektami i dokumentami, efektywnie się komunikować i wymieniać informacje czy też przydzielać zadania i śledzić postępy ich wykonywania to elementy, które znacznie usprawniają pracę zespołu i zwiększają jego efektywność.
Funkcjonalności witryny SharePoint usprawniają podstawowe procesy w organizacji, do których należą obieg dokumentów, komunikacja i wymiana informacji, zarządzanie zadaniami oraz wspólna praca nad ich wykonaniem. Wszystkie te elementy funkcjonowania każdej organizacji wspierają poszczególne elementy witryny:
- Biblioteki dokumentów – odpowiednio zorganizowane pozwalają gromadzić dokumenty w ujednoliconej i uporządkowanej strukturze z możliwością przechowywania kolejnych wersji dokumentów
- Anonse – służą do umieszczania ogłoszeń i komunikatów
- Dyskusje – panele dyskusyjne umożliwiające prowadzenie dyskusji na dowolne tematy
- Kontakty – pozwalają zgromadzić w jednym miejscu dane kontaktowe pracowników, kontrahentów oraz innych osób i firm związanych z organizacją
- Kalendarze wydarzeń – informują o nadchodzących spotkaniach i innych wydarzeniach
- Listy zadań – umożliwiają definiowanie zadań, przydzielanie ich pracownikom i śledzenie postępu ich realizacji
- Alerty – generowane automatycznie mailowe komunikaty o pojawieniu się nowych elementów w witrynie lub zmianie istniejącego, np. o nowym terminie spotkania
- Obszary robocze spotkania – wydzielone miejsce w witrynie gromadzące wszelkie informacje dotyczące spotkania, np. czas i miejsce, cel, uczestnicy, tematy omawiane na spotkaniu, plan przebiegu spotkania, zadania związane ze spotkaniem czy też dokumenty, np. sprawozdanie ze spotkania
- Łącza – odnośniki do innych lokalizacji w sieci Web
Oczywiście nie można zapomnieć o systemie uprawnień dostępu do danych zawartych w witrynie. Nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkiego. Poziomy uprawnień umożliwiają zarządzanie prawami dostępu poszczególnych użytkowników do odpowiednich elementów witryny i zabezpieczają informacje przed dostępem niepowołanych osób.
Korzyści płynące z zastosowania Windows SharePoint Services
Zastosowanie witryny SharePoint przynosi szereg korzyści zarówno w pracy nad konkretnymi projektami i zarządzaniu nimi jak i w wykonywaniu codziennych zadań w każdej firmie:
- Uporządkowanie procesów przepływu wiedzy w organizacji, a co za tym idzie efektywniejsze zarządzanie wiedzą, usprawnienie komunikacji między pracownikami firmy oraz łatwiejsza i skuteczniejsza wymiana informacji wewnątrz firmy
- Dostęp kierownictwa do aktualnej wiedzy o sytuacji w całej firmie, co w efekcie usprawnia procesy decyzyjne,
bieżąca kontrola i śledzenie postępu realizacji zadań
- Wyeliminowanie bałaganu w dokumentacji firmy, ujednolicenie zbiorów dokumentów zebranych w jednej lokalizacji, łatwy dostęp do danych i dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
- Efektywniejsza współpraca nad zadaniami i projektami
- Oszczędność czasu i minimalizacja kosztów wynikające z ograniczenia podróży służbowych
Zobacz demo Windows SharePoint Services
Zainteresowanych rozwiązaniem Windows SharePoint Services zachecam do wypełnienia formularza.
Przeczytaj także: